OVUMIA OY:N POTILASREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE

 

1. REKISTERINPITÄJÄ

Potilasrekisterin rekisterinpitäjä on OVUMIA OY.
Yhteystiedot: Biokatu 12, 33520 Tampere, puh. 020 747 9312

OVUMIA TAMPERE, Biokatu 12, 33520 Tampere, puh. 0207479312
OVUMIA HELSINKI, Eteläranta 12, 00130 Helsinki, puh. 020 747 9314
OVUMIA JYVÄSKYLÄ, Väinönkatu 30, 40100 Jyväskylä, puh. 020 747 9313
OVUMIA KUOPIO, Ajurinkatu 16, 70110 Kuopio, Puh. 017 263 1700

2. YHTEYSTIEDOT POTILASTIETOJA KOSKEVISSA ASIOISSA

Potilasrekisterin potilastietopyyntöihin liittyvät asiat ja tiedustelut pyydämme osoittamaan suoraan sinua hoitaneelle klinikalle.

Potilasrekisterin tietosuoja-asioihin liittyvät yhteydenotot voi tehdä olemalla yhteydessä Ovumian tietosuojavastaavaan privacy@ovumia.fi.

Ovumia voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä.

3. REKISTERIN NIMI

Rekisterin nimi on OVUMIA OY:N POTILASREKISTERI.

Ovumia ylläpitää erikseen potilastietojen ja asiakastietojen tietosuojaselosteita. Asiakastietojen käsittelyn osalta Ovumian asiakastietojen tietosuojaseloste löytyy täältä www.ovumia.fi/tietosuojaseloste/

Tässä tietosuojaselosteessa luonnollista henkilöä, jonka potilas- tai muita henkilötietoja käsitellään, kutsutaan potilaaksi tai rekisteröidyksi tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

4. REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE JA HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS

Potilastietojen käsittely perustuu lakiin (tietosuojalaki (1050/2018), laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992), potilasasiakirja-asetus (94/2022), laki lääketieteellisestä tutkimuksesta (488/1999), toisiolaki (552/2019), hedelmöityshoitolaki (1237/2006) ja kudoslaki (101/2001)) tai potilaan suostumukseen. Käsittelyssä noudatetaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (2016/679). 1.1.2024 alkaen sovelletaan myös asiakastietolakia (703/2023). Potilasrekisteri on perustettu Ovumia Oy:n käyttöä varten. Rekisterin avulla Ovumia Oy voi suorittaa ne tehtävät, jotka sille potilaan tutkimisessa ja hoidossa sekä hedelmöityshoitolain ja kudoslain edellyttämissä sukusolujen jäljitettävyyden varmistamisessa kuuluvat.

Potilasrekisterin käyttötarkoituksena on

– potilaan tutkimuksen ja hoidon järjestäminen, potilaan hoidon suunnittelu, toteutus ja seuranta
– luovutettujen ja potilaiden omien sukusolujen turvallisuuden ja jäljitettävyyden varmistaminen
– potilaan hoidon ja tutkimusten laskutus
– potilashallinta
– potilastietojen käyttö Ovumia Oy:n toiminnan tilastointi- ja seurantatarkoituksiin sekä toiminnan ja palveluiden laadun kehittämiseen, viranomaisvalvontaan sekä tietojohtamiseen
– toiminnan valvonta ja mahdollisten korvausvaatimusten selvittäminen
– mahdollinen potilaiden tietojen käyttö tieteellisessä tutkimustoiminnassa erikseen tehtävin sopimuksin
– muut mahdolliset lain ja suostumusten mukaiset käyttötarkoitukset

5. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Potilasrekisteri koostuu potilasasiakirjoista ja teknisistä tallenteista, jotka sisältävät henkilön yksilöimiseksi tarvittavia henkilötietoja (nimi, syntymäaika, henkilötunnus, kotikunta ja yhteystiedot, lähiomaisen tiedot), lapsettomuushoidon tai muun Ovumian palvelun kannalta välttämättömät mahdollisen parin toisen osapuolen hoitoon liittyvät tiedot sekä potilaan hoidon ja hoidon järjestämisen yhteydessä syntyneitä tai hoitoa varten saapuneita tietoja.
Potilasrekisterissä ovat myös mahdolliset tietojen luovutuksia koskevat tiedot ja luovutusten perusteet.
Potilaan hoitoon osallistuvan terveydenhoitohenkilöstön tiedot ja potilaan ajanvaraustiedot tallennetaan potilasrekisteriin.
Potilasrekisteriin kirjataan myös potilaan antamat suostumukset ja kiellot potilastietojen luovuttamiseen.

Potilasrekisterin tietosisältöön kuuluvat myös esimerkiksi:

– psykologien ja psykoterapeuttien kirjaamat tiedot, jonne on käyttöoikeudet vain ko. psykologilla tai psykoterapeutilla, ellei potilaan kanssa toisin sovita, lapsettomuushoitoihin osallistuvien henkilöiden osalta tiedot siemennestenäytteistä, hoidon aikana saaduista munasoluista sekä alkioiden määrästä ja laadusta, kohtuun siirrettyjen ja säilytykseen siirrettyjen alkioiden määrästä ja laadusta, alkaneista raskauksista, keskenmenoista, keskeytyksistä, synnytystiedoista ja syntyneiden lasten terveydestä, potilaskertomuksen tiedot
– ultraäänikuvausjärjestelmän sisältämät tiedot

6. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Potilashallinnolliset tiedot kerätään potilaalta itseltään tai omaisilta.

Sairaanhoitoa koskevat tiedot kerätään Ovumia Oy:n klinikoilla suoritetuista tutkimuksista ja hoidoista muodostuneista tiedoista sekä potilaan suostumuksella muilta hoitavilta yksiköiltä ja potilaan omaisilta.

Potilaan suostumuksella tietoja voidaan saada myös toisilta terveydenhuollon toimintayksiköiltä tai ammattihenkilöiltä esimerkiksi kansallisen terveysarkiston (Kanta) kautta.

Ostopalvelusopimuksiin liittyvät tiedot kerätään erikseen kyseisiin sopimuksiin perustuen.

7. SÄILYTYSAIKA

Potilasrekisteriin tallennettujen henkilötietojen säilytysajoissa noudatetaan kulloinkin voimassa olevaa sääntelyä potilastietojen säilytysajoista.

Potilasasiakirjojen säilytysaika on säädetty sosiaali- ja terveysministeriön asetuksella potilasasiakirjoista (94/2022). Säilytysaika on pääsääntöisesti vähintään 12 vuotta potilaan kuolemasta tai 120 vuotta potilaan syntymästä.

8. TIETOJEN LUOVUTUS

Potilastiedot ovat salassa pidettäviä ja Ovumia Oy:n henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus kaikkeen potilaan hoidon yhteydessä saatuun tietoon. Potilastietoja voidaan luovuttaa Ovumia Oy:n ulkopuolelle ainoastaan potilaan antamalla kirjallisella suostumuksella tai nimenomaisen lainsäädännön nojalla.

Kelan Reseptikeskus
Potilaan sähköiset reseptit tallentuvat Reseptikeskukseen. Rekisterinpitäjä on Kela, www.kanta.fi

Kanta-arkisto
Ovumia on liittynyt Kanta-arkistoon, jonne potilastiedot tallennetaan. Potilas voi hallinnoida näitä tietoja OmaKanta-järjestelmän kautta.
Mikäli potilas on antanut luovutusluvan Kanta-palveluihin tallennettujen potilastietojen käyttämiseen, eri palvelunantajat voivat hyödyntää tietoja potilasta hoitaessaan. Ilman luovutuslupaa tietoja voi käyttää vain se terveydenhuollon palvelunantaja, joka ne on kirjannut. Luovutusluvan voi antaa OmaKanta-palvelussa tai terveydenhuollossa asioitaessa. Luovutuslupa on voimassa toistaiseksi. Annetun luovutusluvan voi perua milloin tahansa joko OmaKannassa tai terveydenhuollossa asioitaessa. Jos luvan peruuttaa, tietoja ei enää luovuteta Kanta-palveluista muille palvelunantajille. Luovutusluvan laajuutta on myös mahdollista rajoittaa erillisiä kieltoja asettamalla.

Terveydenhuollon valtakunnalliset rekisterit
Ovumia Oy:n potilasrekisteristä luovutetaan vuosittain lainsäädännön edellyttämiä tietoja Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen terveydenhuollon valtakunnalliseen hedelmällisyyshoitojen rekisteriin tutkimus-, suunnittelu- ja tilastotarkoituksia varten ilman potilaiden yksilöinnin mahdollisuutta.

9. TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE

Ovumia pyrkii säilyttämään potilas- ja muut henkilötiedot Euroopan talousalueella (ETA) ja Euroopan unionissa (EU). Henkilötietoja voidaan kuitenkin tarvittaessa siirtää EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tietosuojasäätelyn mukaisesti. Jos tietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, Ovumia huolehtii henkilötietojen suojan riittävästä tasosta muun muassa sopimalla henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla, kuten esimerkiksi Euroopan komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita käyttäen tai perustuen Euroopan komission tekemään tietosuojan tason riittävyyspäätökseen.

Toimitamme pyynnöstä lisätietoja tietojen siirtoihin liittyen.

10. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Potilastiedot on säädetty salassa pidettäviksi. Potilastietoja ei saa luovuttaa sivullisille ilman potilaan suostumusta.

Potilastietoja saa käyttää ainoastaan ao. potilaan hoitoon tai siihen liittyviin tehtäviin. Ovumian henkilökunta voi käyttää yrityksen tietokoneita henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja siihen liittyvän salasanan avulla. Ovumia Oy:n ylin johto päättää organisatorisista ratkaisuista ja antaa käyttöoikeudet työntekijöille potilasrekisteritietoihin siinä laajuudessa kuin työtehtävät ja säädökset sitä edellyttävät.

Tietokoneet sijaitsevat yhtiön toimitiloissa lukituissa, hälytysjärjestelmällä suojatuissa tiloissa, joihin on vain yhtiön henkilökunnalla pääsyoikeus.

Muut kuin sähköisesti tallennetut (manuaaliset) vaitiolovelvollisuuden alaiset potilastiedot säilytetään yrityksen toimitiloissa lukituissa, hälytysjärjestelmällä suojatuissa tiloissa, joihin on vain yhtiön henkilökunnalla pääsyoikeus.

Potilastietojen käyttöä valvotaan lokitietoja seuraamalla.

11. REKISTERÖIDYN TARKASTUSOIKEUS

Potilaalla on oikeus nähdä ja tarkastaa itseään koskevat potilasrekisteritiedot. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Pyydetyt tiedot antaa terveydenhuollon toimintayksikön määräämä lääkäri tai muu terveydenhuollon ammattihenkilö, joka tekee merkinnän tarkastusoikeuden käyttämisestä potilasrekisteriin. Tiedot luovutetaan potilaalle kirjallisena. Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.

Potilaalla on oikeus tarkistaa myös lokitiedot potilastietojen käsittelystä. Tarkastaminen on veloituksetonta kerran vuodessa. Lokitietojen perusteella on nähtävissä, kuka tietoja on käsitellyt, käsittelyn ajankohta, sekä käsittelyn syy. Otathan yhteyttä Ovumiaan, mikäli haluat tarkistaa lokitiedot.

Kansallisen potilastietojen arkiston osalta lokitiedot ovat nähtävissä kanta.fi-verkkopalvelussa.

12. TIEDON KORJAAMINEN, POISTAMINEN JA RAJOITTAMINEN

Rekisterinpitäjän, eli Ovumian on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai potilaan vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä potilasrekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen (potilasrekisterin käyttötarkoitus) kannalta, virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Rekisteröidyllä eli potilaalla on myös oikeus vaatia Ovumiaa rekisterinpitäjänä rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.

13. Mahdolliset virheelliset merkinnät korjataan siten, että alkuperäinen ja korjattu merkintä ovat myöhemmin luettavissa. Korjauksen tekijän nimi, asema, korjauksentekopäivä ja korjauksen peruste tulee merkitä potilasasiakirjoihin. Jos hoidon kannalta tarpeeton tieto poistetaan, potilasasiakirjoihin tehdään merkitä siitä, korjauksen tekijästä ja poistamisajankohdasta potilasasiakirja-asetuksen mukaisesti. POTILASASIAVASTAAVA (Ent. potilasasiamies)

Potilasasiavastaavien tiedot löytyvät hyvinvointialuiden sivuilta. 1.1.2024 lähtien potilasasiavastaavien toiminta on muuttunut ja toiminta järjestetään kokonaan julkisena palveluna.

14. REKISTERÖIDYN OIKEUS TEHDÄ VALITUS VALVONTAVIRANOMAISELLE

Rekisteröidyllä eli potilaalla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos Ovumia rekisterinpitäjänä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.